Rejestry, archiwa, zbiory

Informacje z obszaru działalności Biblioteki Naukowej podlegające udostępnieniu w BIP

1. Biblioteka Naukowa:

• katalog księgozbioru w wersji elektronicznej „SOWA”
• katalog alfabetyczny książek
• katalog alfabetyczny czasopism
• katalog systematyczny książek (wg. ukd)
• katalogi sprawozdań z prac naukowo-badawczych Łukasiewicz - ICSO "Blachownia"
• rejestr dorobku naukowego pracownikówŁukasiewicz - ICSO "Blachownia"
• rejestr umów Łukasiewicz - ICSO "Blachownia"
• baza Chemical Abstracts (na platformie Sci Finder)
• baza Web of Science
• baza Scopus
• baza Reaxys
• Cyfrowa Wypożyczalnia Publikacji Naukowych ACADEMICA

Dane zawarte w w/w. katalogach udostępniane są na miejscu w Bibliotece Instytutu. Z niektórych wybranych pozycji można również korzystać on-line.

Osoby z zewnątrz mogą korzystać z fizycznych zasobów biblioteki wyłącznie na miejscu w Bibliotece Instytutu.

Dane zawarte w spisach i bazach, do których mają dostęp wyłącznie pracownicy biblioteki, są udostępniane na życzenie pracownikom Łukasiewicz - ICSO "Blachownia" i osobom zewnętrznym po uzyskaniu zgody Dyrektora Instytutu.

______________________________________________________________________________________

Informacje z obszaru działalności Archiwum i Kancelarii podlegające udostępnieniu w BIP

1. Sposób prowadzenia i rejestru dokumentów w Kancelarii określa Instrukcja Kancelaryjna dostępna dla personelu w intranecie.
Instrukcja ma na celu ustalenie jednolitych zasad przyjmowania i wysyłki przesyłek oraz zapewnienie prawidłowego i kontrolowanego obiegu dokumentów wewnętrznych. Instrukcja określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Instytucie.

Kancelaria prowadzi:

1) rejestr przesyłek przychodzących, gdzie rejestrowane są przysyłane listy, faxy, paczki, przesyłki kurierskie oraz dokumenty doręczane osobiście,
2) rejestr przesyłek wychodzących, gdzie rejestrowane są wysyłane listy, paczki, przesyłki kurierskie i faktury wychodzące,
3) rejestr faktur przychodzących,
4) rejestr faksów wychodzących (w Sekretariacie).

2. Sposób prowadzenia i rejestru dokumentów podlegających archiwizacji określa Instrukcja Archiwalna dostępna dla personelu w intranecie. Instrukcja określa organizację, zadania i zakres działalności Archiwum, a w szczególności ustala zasady i tryb:
• przyjmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych Instytutu,
• przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w Archiwum,
• udostępniania dokumentacji przez Archiwum,
• postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum.

Archiwum Zakładowe znajduje się w siedzibie Instytutu.
Archiwum gromadzi dokumentację powstającą w wyniku działalności komórek organizacyjnych, która dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
Materiały archiwalne, stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego, nie mogą być niszczone i podlegają przekazaniu po obowiązującym 25-letnim okresie jej przechowywania w archiwum, do Archiwum Państwowego. Materiały te są oznaczone symbolem A.
Dokumentację niearchiwalną stanowią wszelkiego rodzaju dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym, które wymagają okresowego przechowywania. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) oznacza się:

1) symbolem B – z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat jej przechowywania (np. dokumentacja, którą należy przechowywać przez 5 lat, będzie miała oznaczenie B5). Po okresie przechowywania dokumenty są niszczone po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego w Opolu.
2) symbolem BE – z dodaniem cyfr arabskich. Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum, podlega ekspertyzie Archiwum Państwowego, które może przekwalifikować ją do kategorii A,
3) symbolem BC – dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, w której powstała, może być brakowana bezpośrednio w tej komórce, jednakże pod kontrolą pracownika Archiwum.

Ewidencję zbioru dokumentacji w Archiwum stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze,
2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, w którym rejestruje się poszczególne spisy w kolejności ich wpływu, nadając im kolejny numer,
3) karta udostępniania,
4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego,
5) spisy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu,
6) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
7) protokół w sprawie zaginięcia, uszkodzenia, sporządzenia braków wypożyczonych akt z Archiwum.

Dokumenty Archiwum udostępniane są wyłącznie na pisemny wniosek zainteresowanego. Udostępnienie do celów służbowych, ale tylko na terenie Instytutu, odbywa się za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, z której dokumenty pochodzą. W pozostałych przypadkach udostępnienie następuje wyłącznie za pisemną zgodą Dyrektora Instytutu.

______________________________________________________________________________________